e-Doręczenia що це таке і чому це важливо для підприємця

e-Doręczenia — це електронний еквівалент рекомендованого листа з підтвердженням отримання. Сервіс дає юридично рівнозначні докази відправлення та отримання, як у традиційного рекомендованого листа з повідомленням. Через e-Doręczenia можуть обмінюватися документами органи, компанії та приватні особи.

Офіційна правова основа зазначена на порталі e-Doręczenia — це регламент ЄС eIDAS і польський закон про електронні вручення.

Що саме потрібно бізнесу адреса ADE і скринька e-Doręczenia

Для роботи потрібна адреса для електронних вручень, польською adres do doręczeń elektronicznych, скорочено ADE, і прив’язана до неї скринька, де ви отримуєте та надсилаєте кореспонденцію.

Кому і з яких дат e-Doręczenia обов’язкові за офіційним графіком

Обов’язок вводиться поетапно. Для бізнесу ключові дати встановлені окремо для KRS і CEIDG.

KRS
Якщо компанія реєструється в KRS з 1 січня 2025 року, адресу ADE оформлюють під час реєстрації.
Якщо компанія була в реєстрі підприємців KRS до 1 січня 2025 року, обов’язок діє з 1 квітня 2025 року.

CEIDG
Якщо подаєте заяву на реєстрацію в CEIDG, обов’язок діє з 1 січня 2025 року.
Якщо діяльність зареєстрована в CEIDG до 31 грудня 2024 року і ви вносите зміни до wpis після 30 червня 2025 року, обов’язок діє з 1 липня 2025 року.
Якщо діяльність зареєстрована в CEIDG до 31 грудня 2024 року і змін немає, кінцевий строк за графіком — 1 жовтня 2026 року.

Що змінюється з 1 січня 2026 у комунікації з органами

З 1 січня 2026 e-Doręczenia стають базовим способом електронного обміну між podmiot publiczny і podmiot niepubliczny, якщо спеціальні норми не вимагають іншої форми. На порталі також зазначено, що припиняє діяти механізм фіктивного вручення для кореспонденції, надісланої через ePUAP до podmiot niepubliczny.

Як відкрити e-Doręczenia для CEIDG покроково

Для CEIDG офіційний сценарій починається з подання заяви на створення адреси ADE через сервіси, зазначені на порталі e-Doręczenia. Для CEIDG передбачено оформлення як під час реєстрації діяльності, так і під час зміни запису.

Далі послідовність дій однакова.

Заповніть заяву на адресу і скриньку e-Doręczenia. У заяві можна вказати адміністратора скриньки, тобто людину, яка керуватиме доступом.

Перевірте заяву та підпишіть її електронно. На порталі перелічені варіанти підпису Profil Zaufany, e-dowód або kwalifikowany podpis.

Отримайте підтвердження подання на email, зазначений у заяві.

Перевірте статус заявки після входу на edoreczenia.gov.pl у розділі керування адресами.

Активуйте скриньку в розділі ваших скриньок, виберіть потрібну скриньку, вкажіть email для сповіщень і підтвердьте активацію.

Як відкрити e-Doręczenia для KRS покроково

Для компаній у KRS на порталі описані два офіційні шляхи.

Перший шлях через Biznes.gov.pl — це окрема заява на адресу для електронних вручень.
Другий шлях через систему реєстрації KRS на prs.ms.gov.pl, де заяву на адресу подають разом із заявою про реєстрацію або зміну даних у KRS, і на порталі зазначено, що цей варіант є платним.

Після подання заяви подальші кроки збігаються із загальними правилами e-Doręczenia: заява, електронний підпис, підтвердження на email, перевірка статусу на edoreczenia.gov.pl.

Як не втратити доступ адміністратор скриньки і контроль статусу

У заяві можна призначити адміністратора. Це людина, яка керує скринькою та доступами. Статуси поданих заяв і їхні дані перевіряються на edoreczenia.gov.pl у розділі керування адресами.

Що робити якщо заявку відхилено

На порталі зазначено правило: якщо в заяві є помилка, не потрібно одразу подавати другу заяву. Слід дочекатися відхилення, отримати лист із причиною, а потім подати нову заяву вже з виправленнями.

Бухгалтерські послуги від SKILLDOCS

Наша компанія SKILLDOCS готова стати вашим надійним бухгалтерським партнером у Польщі. Ми беремо на себе всі процеси, пов’язані з бухгалтерським обліком, кадрами та реєстрацією бізнесу в Польщі. Залишайте заявку на нашому сайті — і ми допоможемо вам у розвитку вашого бізнесу.