Czym jest KSeF i kto ma obowiązek z niego korzystać?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowy system, przez który biznes będzie wystawiał i odbierał elektroniczne faktury (e-faktury). Faktura jest „prawdziwa” nie w PDF, lecz w momencie, gdy zostanie przyjęta i ponumerowana przez KSeF.

Kto ma obowiązek korzystać z KSeF i od kiedy?

Etapowe wejście w życie KSeF 2.0.

– 1.02.2026 – KSeF 2.0 staje się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw (obrót za 2024 r. > 200 mln zł).
– 1.04.2026 – KSeF 2.0 obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców: JDG, sp. z o.o., podatnicy i niepodatnicy VAT.
– 1.01.2027 – KSeF 2.0 dla przedsiębiorców wcześniej zwolnionych, w tym mikrofirm ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie.

Z KSeF można korzystać dobrowolnie także wcześniej – już teraz wiele programów potrafi współpracować z systemem.

Co się zmienia po wejściu KSeF?

1. Wszystkie faktury B2B (na NIP) dotyczące transakcji w Polsce przechodzą przez KSeF.
2. Nie trzeba już przechowywać faktur „u siebie” – są dostępne w systemie Ministerstwa Finansów.
3. Urząd skarbowy widzi obroty niemal w czasie rzeczywistym.
4. Data wystawienia faktury = data jej przyjęcia przez KSeF.
5. Zmieniają się zasady korekt, duplikatów i anulowania – wszystko przez e-fakturę.
6. Firma będzie musiała skonfigurować programy, dostępy, uprawnienia użytkowników oraz nowe procesy w biurze/księgowości.

B2B (firma → firma, jest NIP)

1. faktury między przedsiębiorcami muszą być fakturami KSeF;
2. PDF/wydruk dla klienta to tylko kopia, „oryginał” jest w systemie.

B2C (firma → osoba fizyczna bez NIP)

1. KSeF nie będzie obowiązkowy – nadal można wystawiać zwykłe faktury/paragony poza systemem;
2. jeśli firma chce, może wprowadzać takie faktury do KSeF dobrowolnie, ale nie jest to wymóg prawny.

Rola biura rachunkowego w erze KSeF

Dobre biuro rachunkowe przestaje być tylko „wystawiaczem faktur”, a staje się pełnoprawnym project managerem wdrożenia KSeF:

1. analizuje, od jakiej daty dokładnie Twoja firma ma obowiązek pracy w KSeF;
2. pomaga zarejestrować firmę w systemie i ustawić uprawnienia (dostęp właściciela, pracowników, księgowego);
3. konfiguruje integrację programu do faktur/księgowości z API KSeF;
4. kontroluje, czy e-faktury dotarły do KSeF, śledzi błędy, korekty i JPK;
5. szkoli Ciebie i zespół, jak pracować z KSeF na co dzień;
6. wspiera podczas kontroli i zapytań z Urzędu Skarbowego.

Jeśli prowadzisz biznes w Polsce i chcesz spokojnie wejść w KSeF 2.0 bez chaosu i kar – nasze biuro rachunkowe SKILLDOCS (Warszawa) może przygotować Twoją firmę kompleksowo.

Zostaw zgłoszenie na naszej stronie, a skontaktujemy się z Państwem w najbliższym czasie!