Що таке KSeF і хто зобов’язаний його використовувати?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) – це державна система, через яку бізнес буде виставляти та отримувати електронні фактури (e-faktury). Фактура вважається «справжньою» не в PDF, а в момент, коли її прийме й пронумерує KSeF.

Хто зобов’язаний мати KSeF і з яких дат?

Поетапний запуск KSeF 2.0.

– 1.02.2026 – KSeF 2.0 стає обов’язковим для великих підприємств (оборот за 2024 рік > 200 mln zł).
– 1.04.2026 – KSeF 2.0 обов’язковий для інших підприємців: JDG, sp. z o.o., платники та неплатники ПДВ.
– 1.01.2027 – KSeF 2.0 для підприємців, які раніше були звільнені, зокрема для мікробізнесів із продажами до 10 tys zł на місяць.

Використовувати KSeF добровільно можна і раніше – вже зараз багато програм уміють працювати із системою.

Що змінюється з запуском KSeF?

1. Усі B2B-фактури (на NIP) за операціями в Польщі проходять через KSeF.
2. Зберігати фактури «у себе» більше не потрібно – вони зберігаються в системі Мінфіну.
3. Податкова бачить обороти майже в реальному часі.
4. Дата виставлення фактури = дата її прийняття KSeF.
5. Змінюється порядок виправлень, дублікатів, анулювання – усе через e-fakturę.
6. Бізнесу доведеться налаштувати програми, доступи, права користувачів і нові процеси в офісі/бухгалтерії.

B2B (фірма → фірма, є NIP)

1. Фактури між підприємцями мають бути KSeF-фактурами.
2. PDF/роздруківка для клієнта – лише копія, «оригінал» живе в системі.

B2C (фірма → фізособа без NIP)

1. KSeF не буде обов’язковим – можна й надалі видавати звичайні фактури/парагони поза системою.
2. За бажанням фірма може заводити такі фактури в KSeF добровільно, але це не вимога закону.

Роль бухгалтерського бюро в епоху KSeF

Хороше biuro rachunkowe тут стає не просто «рахівником фактур», а повноцінним проєкт-менеджером із впровадження KSeF:

1. аналізує, з якої дати саме ваш бізнес зобов’язаний працювати в KSeF;
2. допомагає зареєструвати фірму в системі й налаштувати повноваження (доступ власника, працівників, бухгалтера);
3. налаштовує інтеграцію програми для фактур/обліку з API KSeF;
4. контролює, чи дійшли e-faktury до KSeF, відстежує помилки, коригування та JPK;
5. навчає вас і команду, як працювати з KSeF у щоденній роботі;
6. супроводжує під час перевірок і запитів з Urzędu Skarbowego.

Якщо ви ведете бізнес у Польщі й хочете спокійно увійти в KSeF 2.0 без хаосу та штрафів – наше бухгалтерське бюро SKILLDOCS (Варшава) може підготувати ваш бізнес “під ключ”.

Залиште заявку на нашому сайті і ми зв’яжемося з Вами найближчим часом!